Toplantı Yönetimi Nedir?

Meslek ve Kariyer

Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı Yönetimi Nedir?

Çağımızda birey merkezli yönetim artık geçerliliğini yitirmiş ve takım düşüncesi yaygınlık kazanmıştır. Buradan hareketle toplantı yönetimi katılımcı bir yönetim olarak tarif edilmektedir. Bu, yöneticinin karar alınırken ve uygularken ekibiyle birlikte hareket etmesi ve başarı ya da başarısızlığı ekibiyle paylaşması demektir. Toplantı işletme üyelerinin yaratıcılığına gereksinim duyulduğu için yapılmalıdır.

Toplantı iki kategoride ele alınmalıdır:

  1. Bilgi verici toplantı
  2. Sorun çözücü toplantı
    • Sorunu tanımlama
    • Çözüm üretme
    • Değerlendirme ve karar verme
    • Kararı uygulama
    • Sonuçları değerlendirme
    • Düzenli programlanmış yönetim toplantıları

TOPLANTILARLA KARAR VERMENİN YARARLARI

  1. İnsanlar, toplantılarda kendilerini bir grup olarak hissediyorlar ve birlikte karar vermeleri sorumluluklarını artırıyor.
  2. Toplantı iyi bir iletişim ve yaratıcılık aracıdır. İnsan kalitesinin iletişiminin kalitesiyle eşdeğer olarak kabul edilmektedir. Yaratıcılık, yeni düşüncelerin doğmasını sağlaması açısından önemlidir.
  3. Etkili ve yenilikçi örgütler toplantılarla sağladıkları iletişimle etkinliklerini artırarak “doğru işi yapma” eylemine yönelirler.
  4. Toplantılar örgütte, kişiler arası iletişim ve yönetsel iletişimi sağlayarak verimliliği ve etkililiği artırır.
  5. Toplantılar örgütlerde takım ruhunun oluşmasında önemli rol oynarlar.
  6. Katılımcılar birbirini etkiler; tecrübelerini, sorunlarını ve başarılarını paylaşırlar.
  7. Toplantılarda gündeme alınan konularla örgütün hedefleri belirlenir.
  8. Toplantılar örgüt üyelerinin işbirliğini ve anlaşmalarını sağlayabilir.

TOPLANTININ HEDEFİNİ BELİRLEME

Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular:

  • Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum ?
  • Niçin toplantı yapıyorum ?
  • Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek istiyorum ?
  • Amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim ?
  • Sorunlarımı nasıl çözebilirim ?
  • Toplantı yapmaz isem ne olur ?
  • Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edebilir miyim ?
  • Zaman kaybını en aza nasıl indirebilirim ?

TOPLANTI NEDENLERİ

  • Bilgi alışverişi yapma ihtiyacı
  • Birlikte karar verme hedefi
  • Problem çözme maksadı
  • Çatışmaları uzlaştırma girişimi
    • Zorlama
    • Hukuk kararıyla anlaşma
    • Müzakere ve arabuluculuk
  • Duyguları açığa çıkarma amacı
  • Tarafları uzlaştırma girişimi

TOPLANTININ PLANLANMASI

"Plansız toplantı yönetimi plansız inşaat yapmaya benzer"
Toplantı planlamacısının toplantıya hazırlık olarak yapacakları ise şunlardır

  • Toplantıda baştan sona kadar neler olabileceğini, katılımcıların tutumlarını, tartışmalardan etkilenmelerinin nasıl olacağını önceden tahmin etmelidir.
  • Toplantının amacını, başlangıç fikrini, toplantıdan neler beklendiğini ve toplantı konularını belirlemelidir.
  • Gündemi yazmalı, her konu parçası için ayrılan zamanı belirlemeli, kimin nereye oturacağını düzenlemeli ve toplantı salonunun seçimini yapmalıdır.Her zaman bir önceki toplantı notlarını okumak zorunlu bir toplantı hazırlığı safhasıdır.
izmir kurslar, halk eğitim kursları, işkur kursları, ücretsiz kurslar, kişisel gelişim kursları, muhasebe kursu, insan kaynakları kursu, dış ticaret kursu, etkili iletişim kursu, güzel konuşma kursları, tıbbi sekreterlik kursu, tıbbi sekreter, kurslar izmir, iş ilanları izmir, güzel konuşma kursu, güzel konuşma dersleri, kurslar izmir, ücretsiz seminerler,